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以Outlook为例，主要讲邮件的分类管理和存储。

1、  邮件分类，首先根据自己的需要建立对应的文件夹

①工作中经常往来的联系人或组织，大文件和子文件夹结合

②工作项目，如客户订单/项目进度。

2、  自动存储到指定文件夹

收件箱中的邮件，可以手动移动归档，也可以自动移动归档。一般采用自动归档，效率高并且来件一目了然。自动归档通过设置规则来实现。

具体操作如下：

Step1：选中一封邮件（示例：微软官方商城），点击规则。

Step2：点击规则，再点击创建规则，出现如下界面。举例使用的规则是把来自某一个具体邮件地址的邮件，指定到对应的文件夹中。例子中就是把来自“微软官方商城”的邮件自动归类到“001-微软Office”这个文件夹中。

特别说明：上述是简化设置条件的一种，也可以根据自己的需要选取不同条件，通过点击上面截图中的“高级选项”进行设置。根据自身工作的情况，一般可以按照下面条件进行设置。

常用的有下面三种：

①按照发件人地址，指定到对应的文件夹。来自“微软官方商城”的邮件自动归类到“001-微软Office”这个文件夹中。

②邮件标题分类，如某一特定类型的邮件。取关键词为条件，移动到对应的文件夹。一般围绕某一特定项目；

③邮箱地址中含特定的词语，这类邮件主要用于管理同一组织发送的邮件。取邮箱地址中”@xxx.com”及时对方对接人员变更，也不影响邮件接收分类。

完成上述设置，一般来说。新来的邮件就自动进入到指定文件夹中。查看邮件时对于来件方一目了然。通过对邮件地址设置的规则更加可靠。

3、邮件分类存档

①分类：工作中，总是会碰到部分邮件主题与内容不符或不能够清晰表达的情况。为了自己后续查找时便于识别，可以直接在主题上进行修改备注。

主要要打开邮件。鼠标点击主题就会显示光标，然后就可以自行修改。这样后续进行关键词检索时就比较方便。

②存储：

i）单个邮件：可以直接将单封邮件另存为在自己制定的存储位置（以“Outlook 邮件格式-Unicode”类型保存，可以直接打开），打开邮件，点击文件，然后另存为指定位置。

ii) 批量存储：因目前工作邮箱的容量是1G，并且工作中很多资料需要追溯的时间比较长，现有的1G不够用，所以就有了批量存储邮件的需要，即从服务器移动到电脑硬盘。

设置路径：文件\账户设置\账户设置\数据文件\添加\（选择Outlook数据文件（.pst））确定>设置存储的位置（可以条件建一个文件夹）。

这步完成后，可以在Outlook的左下方看到自己建立的文件夹名称。现在只需要批量选中邮件，直接拉入到硬盘对应的文件夹中即可。

特别提醒：最好在新的数据文件夹下面建与服务器文件夹相对应的文件夹，这样就可以一一存档，方便查找。