【职场】如何高效地组织一场会议?
事先声明,本文比较水。我现在比较懒,懒得发职场相关的长篇大论。(乱入进我的财务自由话题)
毕竟不想花费太多复盘职场了,但是完全不复盘也不行。还是需要稍微复盘下的,花费最短的时间,让自己更加高效。
我的职场常态——要么一天干完一周的活,要么一周干完一天的活。(拖延癌&DDL是第一生产力)。。领导估计知道我拖延&摸鱼,但我能思路清爽解决问题呀!
回归正题,如何高效地组织会议。
一、明确会议主题和目标
这是最关键的。
组会前自己三连问:我需要通过本次会议,收集什么信息?解决什么问题?得出什么结论?
二、明确会议对象
这也很重要。
根据会议目标,确定拉哪些相关方,如果有多个直接相关方,就尽量都拉上,尽量不遗漏。(间接相关方第一轮可以不拉,第一轮会议搞不定就再私聊或者展开第二轮会议)
如果会议对象是给老板汇报,那就不能跟和同事的会议相提并论呀。
你和同事的会议,也许还比较随意,能临时打开页面,迟到也问题不大。(害,我有时候也会迟到)
但如果你的会议面向的是老板们,那必须重视起来,从穿着,到材料,全方位必须准备好。如果你是组织者,千万不要迟到。材料和展示页面提前打开,投屏设备提前试一下。
比如我平时一般穿着很随意,一副要死不活爱咋咋地的穿衣风格,T恤&破洞牛仔都常有,就差穿拖鞋了,哪怕见我+1都这样,完全摆烂了。但我有次组织的会议,拉的是业务部门的大boss的会议,级别相当于我的+2吧。然后我那天穿得就特别正式,休闲正装穿起来。。。笑死,连坐我工位的同事都吐槽“你今天怎么穿得这么正式?”
三、会议遵循总分/总分总阐述
发会邀时,可以把相关材料提前附上。可以让大家有个大概的方向。
会议开始时,可以先说下背景和会议目的,免得直接就讨论搞得大家一脸懵,后续讨论也比较有针对性。
作为组织人,肯定是需要一开始抛砖引玉进行介绍的,必须将话题引向你三连问的目标去,主题不能偏,不然没完没了一直扩散了。(除非你组会的目标就是让大家尽情发挥想象力)
四、会议要有结论,后续要有跟进反馈
及时输出会议纪要,并在一定时间内对跟进项给与反馈。
好了,就这样,拜拜,晚安。
洗澡看书去。
简洁明了