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熊熊家的太太

熊太太教你实现现代化的云办公

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互联网时代的办公,离不开网络和电脑,但如果资料全部依赖硬盘保存,风险非常高,因为你不知道你的硬盘什么时候会寿终正寝,这是没有预兆,配置电脑时没有人敢给你也承诺硬盘的寿命期限,顶多保修期内坏了给你换个新的,或者退货,硬盘有价,数据无价呢!


熊太太就经历过完全没有预兆的硬盘损坏,让我措手不及,技术小哥说是正常损耗,结果换好硬盘重装系统后,小哥是用了好几个方式,费了九牛二虎之力才把旧硬盘抢救回来,吓坏我了,这个硬盘里有我工作12年以来的所有积累,虽然期间有换过两次硬盘,都有做资料的搬家和迁移……所以对这个硬盘的投入不亚于半个儿子的感情。目前600G+的资料正在进行龟速的搬家复制……按这个速度最迟一周,最快三天才能完成搬家,非常耽误工作,但庆幸的是起码是保住了绝大多数数据,相当于半个儿子的“小命”捡回来了。


如果你是在正规的企业工作,有配置技术员来解决你头疼的技术问题,还算好点点;如果是家里电脑或者小企业的电脑呢,重要资料的丢失该是多么的无助,可能造成的损失又是难以估计的!


云办公时代来临啦~学习好用的工具,做好规划和分配,除了日常用的时候查找方便,也更方便保存,不怕丢失,可以一劳永逸

每个人的工作重心,生活重心是不同的,所以关注的领域也不同,对资料的需求也不同,但是管理的观念维度是是相当的。以下是熊太太这两天的反思和整理。

从四个维度教你做云办公的规划,不再完全受制办公电脑的束缚。轻松实现随处办公。


【按存储和使用时长分】

临时使用:固定一个文件夹存储,相当于信息收集框。用完可以删掉,丢失也不是损失的那类。

中短期使用:按时间和主题做清晰的分类存储。使用中的文档要标注时间和主题/类别,具体类别根据个人的需求及工作性质来划分。

长期存档:每周的小结、月报表、年度评选材料,已经完成的流程或者模板……,这些资料是可以提高工作效率的,也很可能成为新人的学习教程。定期的小结是个人成长和企业发展非常重要的一个步骤。也可以称它为知识沉淀。知识共享甚至客户资源的共享对整个团队来说可以提高效率,共同成长。所以这类沉淀需要单独文件夹存储,并且定期备份,避免丢失。


【按照使用权限来分】

在企业里工作,很多事物是讲求团队协作才能完成的,所以这部分工作要用到的资料,也有可能是跟别人共用的。

个人使用的部分,熊太太建议做以下事情:

1.注册浏览器,保存收藏夹。常用和不好记的网址,直接点下收藏夹是最快的访问方式。而且在任何机子上都可以登录浏览器后找到自己常用的文件夹。

2.个人网盘:百度云、金山快盘、迅雷网盘等啥都有提供云空间,而且有的可以直接入场完爽了再等车

3.移动硬盘:自己买个移动硬盘存储。尤其素材很多的设计师,定期备份到自己的移动硬盘里很有必要。

4.QQ空间/亲宝宝等:私人照片可以按主题存储,也方便查找 

5.各大专业素材库:做设计师的需要有大量的素材库,有的上专业素材库收集,也贡献自己的原创信息。


以上渠道不仅都是云存储,不怕丢失,几乎都有PC端和移动端的应用,可以非常便利的使用。


团队协作部分,熊太太推荐以下我常用的工具:

石墨文档:多人实时协作的云端文档和表格,word,excel都可以多人同时在线修改

印象笔记:重要素材分组共享,可以设置分组权限,实现共同办公

幕布:思维导图、极简大纲笔记,我下图的思维导图就是午休用幕布很快搞定的。

Processon:在线协作绘图平台(支持在线创作流程图、思维导图、BPMN、UML图、UI界面原型设计、iOS界面原型设计等)做流程图很顺手,而且是网页版不需要下载客户端,又能实时在线保存,又能共享给其他人。

SVN:有服务器搭建大型项目共享,这个一般需要有技术员协助做好服务器搭建,我们用户同步到本地电脑后,各自使用。数据也是存云服务器端更多些。万一本地电脑有问题,损失不大。 


以上的工具,大多数都可以实现手机和电脑的同账号共同使用


最后是【更新时间】的设置

1.云空间:设置自动更新,也是最省事的方式

2.移动硬盘:手动定期更新--比如一个月或者一个项目完成段整理一下,只留最终版或者重要节点、里程碑的版本。其他草稿类的删除,一方面也节省空间,一方面减少文件的数量方便更快速的查找。

3.新资料一步到位的放到指定位置,可以节省大量整理的时间


总之,云办公时代来临,学会使用工具,高效工作,便捷操作,一劳永逸~


如果你觉得本贴对你有用,希望你点赞+收藏哦~~谢谢!!

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