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花凋的工作基本是打杂，各种各样的事特别多，每件事都可能要和10个甚至更多的人打交道，哪天碰上一件只需要找2、3个人的任务，花凋都要谢天谢地了。忙的时候可能同时有5、6件甚至10多件事一起压下来。刚开始的时候，只有用“头昏脑涨”来形容自己。

好在经过这么多年的历练，开始对这些千军万马般的杂事有点头绪了。说起来，也很简单，因为花凋开始建立联系人名单、工作笔记、传真往来共3个文档了。

一 、联系人名单：

因为平时打交道的人特别多，不可能记住所有人的联系方式。刚开始的时候，会询问同事：XX的手机号是多少？但是，这也不是万能的，万一同事不在呢。

于是，花凋开始用word表格记录平时打过交道的人的联系方式。也许有人说：存手机不就好了。

坚持建立电子文档的理由有几个：

1、如果每个号码都存，花凋的手机卡根本就存不下。

2、除了联系方式，手机上无法记录更多更详细的信息。

3、一些常用的会存在手机上，在电脑上再整个word，也是起个备份的作用。

4、存在手机上的话，往往会想不起来对方是什么名字，无法查找，但是，打开word根据单位查找，就一目了然了。

花凋做的联系人名单是这么建立的

1、按单位分类

     A单位的人一个表格，B单位的人一个表格，这样进行分门别类，容易查找，以后有啥事需要找XX单位或XX部门了，打开表格，一看即知。即使不确定对方的联系人是谁，也可以找个对方单位的人，询问一下“XX项目是谁负责”。这样比单纯在手机上存个姓名好多了。

2、姓名、联系方式必不可少

姓名、手机号码不用说了，另外：办公室固话、传真，也是必写的。

现在，生活里是越来越离不开手机了，不管是工作还是生活，没有手机是万万不能的，但手机也不是万能的。万一对方在开会呢，万一对方在飞机上呢，万一对方手机没电了呢，万一对方出差了呢。所以，花凋习惯留下对方的办公室固话，万一负责的人不在，还可以找对方部门别的人。

传真号，也是必须的，往来传真，每次都问对方“请问传真号是多少”，也不太好。

3、备注

除了基本的联系方式之外，花凋还喜欢在备注里添加点别的信息，比如：职称，职务，毕竟把一个底层人民叫成X总，肯定没问题，要是直呼X总的名字，惹人不高兴就不好了。

还会简单写下和对方打交道的缘由，或对方负责的工作，比如“售后”，比如“技术”。这样以后翻下名单，就能很快想起对方负责什么方面的。

有时候还会标注下性别。因为有时候真不能以名取人。举个例子：之前有同事要找一个叫王晓红的人，打电话过去，亲热地喊：你好，请问是王晓红王姐吗？对方一个男音淡定地说：我就是王姐。

二、工作笔记

花凋喜欢按项目分类，比如空调一类，电风扇一类，项目大的就单独一个word文档，小项目就几个一个文档。标题按级别分就好，尚未结束的任务在标题里加个问号，文档结构图打开，这个项目有个什么任务，做过什么事，还有什么任务没有完成，一目了然。

内容很简单，依个人喜好，花凋主要记下事情的时间、工作过程、参与人员。特别是过程，包括遇到的问题、解决的途径，越详细越好。毕竟时间长了，大脑记不住那么多东西。

三、传真往来

这也是很重要的一项工作。工作过程中，难免和业务上合作的单位有传真往来甚至合同。花凋现在也专门建了个word，记录往来的传真和合同，类似于一个目录。

同样按单位来分类，按时间的先后顺序进行记录即可，因为是目录，写下简单的事宜即可，主要是方便以后的工作中好查找。

有了这3个文档后，虽然没有让花凋从绿人变红人，但的确让自己的工作变得不再那么手忙脚乱。任务来了，需要联系谁，打开联系人名单一看，联系方式立马知道了。即使不知道，也可以通过询问对方部门其它人员来获得负责人的联系方式。

遇到类似的问题了，打开工作笔记一看，之前是怎么处理的，可以参考一下。瞬间变得好轻松，有木有？

需要找之前的往来传真，打开传真目录，翻到对应的单位，按时间顺序，一查，大概就知道什么时候发了什么传真，什么时候签了合同，再按照合同名称或代号去电脑上一查，简直是so easy。十年前的传真也瞬间可以找出来，再也不用靠大脑记那么多东西了。

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