靠这“32个字”玩转体制内办公室工作
一直都是在默默地学习大家发的帖子,自己却不太敢写,觉得自己在职场上只有短短的三年经历,还算是新人一个。但因为借调,我体验了从企业到体制内两种截然不同的工作氛围。今天这个帖子我就把我这两年体制内工作的一些小收获跟大家交流一下。
我借调在某事业单位办公室工作,主要负责公文处理、新闻宣传、会务接待、法律事务等工作。我也是借调后才知道,虽然同是体制内,但因为部门或者岗位的不同,忙碌程度是完全不一样,喝茶看报纸玩手机也不是每个体制内人都能享受得到的待遇。像我所在的办公室工作事多且杂,临时性事务也不少,经常过得都是五加二、白加黑的日子,根据上级需要随时待命。
我是在企业呆了一年借调的,已经比较习惯于企业直来直往、简单快捷的工作方式,一开始是非常不适应机关层层报批层层把关层层审核这类工作模式。慢慢适应慢慢摸索,才慢慢玩转。
直接上干货:
一、遵守规章
体制内各项规章制度非常多,特别是办公室每天都不可避免要同大量的规章制度打交道。所以,要想做好机关办公室工作,首先请熟悉与自己工作职责相关的所有规章制度,特别是新下发或者新修订的内容,一是可以让你在日常工作依章办事,不违规不逾矩,要知道,在机关单位违反规章,不良影响非常深远,可能会“一票否决”,让你失去晋升机会;二是对规章制度熟悉,可以在撰写相关材料或报告时随时引用,让领导读后觉得撰稿人基础工作做得非常扎实,对你另眼相看。
二、专注主业
按照岗位分工,认清并牢记自己的工作职责,心无旁骛地钻研到底。比如,我负责的公文处理工作,从接手的那一天开始,我就借阅、购买了有关公文写作的书籍,抽空阅读学习,尽可能地自己动手多写,多向公文写得好写得规范的同事请教,从文种、格式、标点符号一项一项地学。
还有我承担法律事务,虽然机关法律事务比较模式化,我也过了司考,但我并非法学专业,比起科班出身的人来说,法律思维相对弱一些,我就笨鸟先飞,将以前完成的法律事务档案全部翻阅了一遍,大体了解工作中相关的法律条文有哪些,将这些条文打印出来粘贴到办公桌上,有机会就浏览一遍,慢慢就烂熟于心,再遇到相似的法律事务时,立马就能回想起来。
三、重视细节
办公室的事情大多比较琐碎,且办公室通常是一个机关的形象窗口,所以,对细节的要求非常高。举个很简单的例子,比如下发通知给下级部门,下级部门的名称就需要特别注意,如果写全称就一定不能漏字,如果写简称就一定要写官方认可的简称,绝对不可以随意简化。又如,给纸质文件加盖公章,请一定要确保盖出来的公章清晰明了,不能有污损。再如,装订多页文件一定要对齐,参差不齐会让人觉得太过随意,影响单位形象。再如会务接待,看似很简单,但是学问其实很大。举个例子,开会时领导座位的排序是按级别来的,谁在中间,谁在左右都很有讲究,一定不能错。
四、谨言慎行
体制内的人情关系相较于企业,要复杂得多。在层级相对明显的体制内工作,要想被领导器重,被同事信任,谨言慎行必不可少。祸从口出、言多必失。不管在什么场合,切记不要在同事面前议论领导或其他同事,即便是你觉得是和你关系很好的同事,也不要参与其他同事对某位同事或者领导的议论。
与同事保持一定的距离,最好不要在办公室过多地讨论自己的家事和私事,尤其是领导在场时,应该尽量避免。
五、虚心请教
体制内一般都是论资排辈的,部分老同志经验丰富但对年轻人有偏见,认为年轻人心高气傲,工作不踏实,对指导帮助年轻人有所保留或者直接拒绝。我刚接手工作的时候也经历了类似的情况,领导安排我接手一名老同志的工作,但他一开始根本不跟我交接,只是把他未完成的工作列了个清单传给我,没告诉我应该怎么做、从哪里开始,全让我自己摸索,但这项工作又十分重要,不能出一点差错。我只能硬着头皮抱着笔记本去问老同志,老同志说一条,我就老老实实在笔记本上记一条,始终保持谦虚的学习态度,最终老同志还是倾囊相授了。
六、留有痕迹
相比其他业务部门,办公室负责的工作面非常广,对口单位、部门非常多,光靠脑子记忆容易耽误事。俗话说得好,“好记性不如烂笔头”。比如,我习惯在每周五领导安排布置下周工作时,将工作主要内容、完成时限、任务承担者、特殊要求等及时记录下来,以免在工作过程中出现遗漏或者相互推诿现象。又如,下发通知给下级单位时,如果是电子邮件,我会将下级单位返回的邮件回执具体时间做一个登记,以防出现漏收,如果是电话通知,我及时在电话记录本上将接电人姓名、接电时间、电话内容进行登记,做好日后划分责任的依据。
七、潜藏锋芒
体制内就像一个小江湖,太过锋芒毕露容易招来闲言碎语,甚至给自己晋升之路设置阻碍。举个例子,我借调单位有一个女同事,税后月收入不足6K,但婆家非常有钱,公公是某公司高管,婆婆经营一家中高档酒店。她每天上班都穿的特别“出众”,各种名牌包、名牌鞋、名牌服饰轮流换,名牌护肤品、化妆品一大堆,每年三四次出国豪华游,然后在朋友圈各种晒还不屏蔽领导。其实她工作能力还蛮强,到今年已经符合提拔的条件,花的钱也是正当收入,但就是因为太过于张扬,让领导觉得华而不实,不能担当重任,而失去升职机会,真的很可惜。
八、懂得拒绝
体制内因为稳定,一旦进入除非自己辞职,要不然没有大问题就是一眼望到退休的日子。因此,不乏有人偷奸耍滑不做事装大爷,这就会导致同一个部门甚至类似的岗位,有的人忙成狗,有的人闲成仙。要想避免这种情况,最首要的当然是领导做好分工安排,充分调动起每个人的工作积极性(但这个我不说你也知道,非常困难)。从个人角度来说,就是学会拒绝,不要轻易接手不属于你的额外工作,不要轻易主动帮别人做事。
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